Eine bewährte Methode, sich im digitalen Zeitalter zu organisieren
Inhalt
Produktivitätsexperte Tiago Forte zeigt, wie wir glücklicher und weniger gestresst werden, wenn wir uns ein digitales Wissensmanagement als zweites »Gehirn« zulegen.
Nie war es so einfach, in Sekundenschnelle auf Informationen aus aller Welt zuzugreifen und sich neues Wissen anzueignen – dem Internet sei Dank! Dennoch fühlen wir uns von dieser anhaltenden Informationsflut zunehmend gestresst, nicht nur wegen der vielen Informationen, die unentwegt auf uns einprasseln, sondern, weil wir es nicht schaffen, jede davon aufzunehmen und uns zu merken.
Viel leichter wird es jedoch, wenn wir unser digitales Leben strukturieren und ein ganz persönliches System des Wissensmanagements, ein sogenanntes Second Brain, erstellen. Tiago Forte zeigt, wie man seine Ideen, Notizen und persönlichen Informationen über all seine Geräte und Plattformen, unser zweites, digitales »Gehirn«, hinweg organisiert und synchronisiert, um sie so jederzeit abrufbar zu haben – und so den Alltag stressfreier, effizienter und produktiver zu gestalten.
| Autor | Tiago Forte |
| Titel | Nutzen Sie Ihr zweites Gehirn: Eine bewährte Methode, sich im digitalen Zeitalter zu organisieren |
| Originaltitel | Building a Second Brain: A Proven Method to Organise Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential |
| Seiten | 256 |
| Erschienen im | März 2023 |
| Verlag | REDLINE Verlag |
| Preis | 20,00 EUR (Taschenbuch), 15,99 EUR (E-Book) |
| Kaufen | Überall dort, wo es Bücher gibt, z. B. beim Buchhändler eures Vertrauens oder online bei Genialokal |
| Bewertung | 🐝 🐝 🐝 🐝 🐝 |
„Wir alle brauchen dringend ein System, um mit der ständig wachsenden Informationsflut zurechtzukommen.“
Tiago Forte in „Nutzen sie ihr zweites gehirn“
Meine Meinung
Wow!
Okay, zugegeben, dieses Buch ist nicht besonders sexy.
Das Buch ist auch nicht besonders spannend.
Es ist sogar ziemlich langweilig.
Warum ich trotzdem 5 von 5 Bienen vergebe?
Die von Tiago Forte beschriebene Methode zur systematischen Organisation von digitalen Informationen für alle Bereiche unseres Lebens ist lebensverändernd. Auf Englisch würde man sagen ein „Game Changer“.
Aber ein Schritt nach dem anderen:
Wieso habe ich zu diesem Buch gegriffen?
Ich habe manchmal Phasen (meistens im hiesigen Herbst und Winter), in denen ich in meiner Freizeit sehr viele Podcasts höre, YouTube-Videos schaue und Sachbücher lese – und zwar zu den unterschiedlichsten Themen und Interessengebieten.
Aktuell interessiere ich mich besonders für die folgenden Themen: transzendale Meditation 🧘♀️, alles rund um Migräne 🤕 (wo kommt sie her, wie kann ich sie behandeln, wie kann ich vorbeugen usw.), Aufbau eines Ein-Mann-Unternehmens und Vertriebsstrategien 🚀, Buchneuerscheinungen auf dem deutschen Markt 📕, Sprachenlernen nach der Assimil-Methode 🌀, Recherche für Blog-Themen 🔍 sowie Outdoor & Camping ⛺️. Ein relativ bunter Mix, wie du sehen kannst.
Darüber hinaus plane ich unseren nächsten Familienurlaub in den USA.
Das sind ziemlich viele Themen, um sich alle Informationen merken zu können. Oft bin ich dann vom Informationsüberfluss überfordert und sehe den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr 🌳.
Ab und zu mache ich mir handschriftliche Notizen in meinem „Block für alles“. Aber auch nur, wenn der Block griffbereit ist und ich daran denke.
In diesem „Block für alles“ geht es übrigens ziemlich chaotisch zu: Darin befinden sich Notizen zu Onlinekursen, Urlaubsplanung, Leselisten, interessante Zitate, Fakten, die ich mir merken möchte (z. B. für den Blog oder für Twitter), ja sogar Aufzeichnungen zu Calls mit Kunden.
Diese Methode hat für mich bisher zwar einigermaßen funktioniert, war aber nicht besonders effektiv oder nachhaltig. Und ich habe damit nur einen Bruchteil der Informationen festgehalten, die ich eigentlich gerne aufgezeichnet hätte.
Was ist das Problem mit handschriftlichen Notizen?
- Unübersichtlich und schwer zu pflegen
- Keine Möglichkeit, die Informationen schnell zu durchsuchen
- Keine Kategorisierung
- Nicht immer zur Hand
- Keine Verlinkung zu Quellen
Ich wollte schon immer meine Aufzeichnungen digitalisieren, aber es fehlte an den notwendigen Tools und vor allem an der Motivation, die ganzen Notizen einzeln durchzugehen. Außerdem wusste ich gar nicht, wie ich hätte anfangen sollen.
Irgendwann bin ich auf das Buch von Tiago Forte gestoßen und der Klappentext hörte sich vielversprechend an.
Sollte es wirklich ein System geben, mit dem ich die vielen interessanten Informationen, die ich täglich konsumiere, irgendwo festhalten kann?
Die überwiegende Meinung der Rezensionen zu dem Buch war eindeutig: Ja, es gibt so ein System! 🎉
Für mich war zu dem Zeitpunkt klar, dass ich dieses Buch sofort lesen muss – und zwar noch bevor ich mir die nächste Podcast-Folge zum Thema „Nahrungsmittel und ihre Auswirkungen auf Migräne“ oder „Verkaufsstrategien für Introvertierte“ anhöre oder auch nur irgendein Sachbuch von meinem SUB (Stapel ungelesener Bücher) nehme.
Was das Buch „Nutzen Sie Ihr zweites Gehirn“ so besonders macht, ist die Tatsache, dass Tiago Forte ein System entwickelt hat, das sich universell auf alle erdenklichen digitalen Tools anwenden lässt. Du musst dich also nicht auf eine App oder eine Software festlegen, sondern kannst mit dem arbeiten, was du schon hast. Oder du suchst dir eine digitale Anwendung, die gut zu dir passt.
Das Buch ist also keine Anleitung für ein bestimmtes Tool, sondern eine universelle Methode. Im nächsten Abschnitt erkläre ich, wie diese Methode funktioniert.
Zwei Systeme: PARA und CODE
E-Mails, Newsletter, Podcasts, Zeitungsartikel, Blog-Posts, Videos, Kurzmitteilungen, Bücher, Dokumentationen usw. – die Masse an verfügbaren Informationen ist unendlich, gerade im aktuellen digitalen Zeitalter.
Und es kommen täglich neue Informationen dazu.
Jeden Tag werden 500 Millionen Tweets veröffentlicht. Allein auf WordPress werden täglich 2,3 Millionen Blog-Beiträge gepostet. Und jede Minute werden weltweit 457 Buchtitel veröffentlicht.
Wenn du diesen Blog-Beitrag liest, ist die Chance groß, dass auch du jeden Tag eine Menge Content konsumierst.
Aber was fängst du mit all diesen Informationen an?
Wirst du dir den Titel dieses Buches merken und es später in der Bibliothek vorbestellen? Oder kommt es auf eine eigene „Das möchte ich irgendwann lesen“-Liste? Versuchst du, dir den Namen zu merken?
Laut Tiago Forte ist unser Gehirn dazu da, Ideen zu haben, nicht sie zu speichern. Wir können uns also gar nicht all die kleinen Details einprägen, die wir tagtäglich konsumieren.
Und auch wenn Tools zur Aufzeichnung existieren (wie mein oben beschriebener „Block für alles“) befinden sich die Informationen in der Regel unsortiert und isoliert an einem Ort, an dem wir sie wahrscheinlich nie wieder ansehen werden.
Wenn ich allein daran denke, wie viele Leselisten ich bereits in meinem Leben erstellt habe: bei Goodreads, als Screenshots in meiner Fotogalerie, mehrfach manuell in einem eigens dafür angelegten Notizbuch, in einem Board auf Pinterest… diese Listen sind unzusammenhängend und wahrscheinlich sogar redundant.
Ich brauche also unbedingt ein „Zweites Gehirn“: Ein externes, zentralisiertes, digitales System, das mir hilft, die wichtigsten Informationen festzuhalten.
Kategorisierung mit der PARA-Methode
„Ein perfektes System, das du nicht verwendest, ist nicht perfekt.“
Tiago Forte in „Nutzen Sie ihr zweites gehirn“
Wie bereits im vorherigen Abschnitt erwähnt, schreibt Tiago Forte nicht vor, welches Tool für digitale Aufzeichnungen man verwenden soll. Es ist keine Anleitung für Notion, Evernote, OneNote, monday.com und all die anderen Lösungen auf dem Markt.
Das System lässt sich universal anwenden: sogar in einer Google-Drive-Ordnerstruktur (falls man gerne so arbeitet).
Weiter unten werde ich näher darauf eingehen, welche App ich persönlich nutze, aber zuerst einmal möchte ich das geniale PARA-System erklären.
Alle Informationen lassen sich in eine von vier Kategorien einteilen:
- Projekte
- Areas (Bereiche)
- Ressourcen
- Archiv
➡️ P-A-R-A
Projekte – woran du gerade arbeitest
Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, mit dem ein bestimmtes Ziel innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erreicht werden soll. Projekte können beruflicher und privater Natur sein, z. B. Organisation einer Veranstaltung, Veröffentlichung eines Produkts, Planung einer Reise oder Teilnahme an einem Kurs.
Areas (Bereiche) – deine langfristigen Prioritäten
Bereiche sind langfristige Aufgaben, die mit keinem bestimmten Enddatum verknüpft sind, sondern an denen du kontinuierlich arbeitest.
Anders als Projekte, die zeitlich befristet und mit einem Ziel verknüpft sind, stellen Bereiche größere Aspekte deines Privatlebens oder deiner Arbeit dar, die ständige Aufmerksamkeit erfordern. Beispiele dafür sind Finanzen, Fitness, gesunde Ernährung, Kindererziehung oder berufliche Weiterentwicklung.
Ressourcen – alles, was du dir für später merken möchtest
Ressourcen bezeichnen verschiedene Arten von Tools, Hilfsmitteln oder anderen Informationen, die in Zukunft für dich nützlich sein können. Du kannst dir Ressourcen als Recherche oder Referenzmaterialien zu Themen, die dich interessieren, vorstellen. Das können zum Beispiel sein: Bücher, Artikel, Blog-Beiträge, Statistiken, Zitate, Tools, Vorlagen oder Podcasts.
Archiv – alles, was abgeschlossen wurde oder gerade pausiert
Im Archiv legst du alle Elemente aus den anderen drei Kategorien ab, die du im Moment nicht brauchst. So ist sichergestellt, dass keine Informationen verloren gehen und du auch nach Jahren noch Dinge nachschlagen kannst.
Beispiel für die Unterscheidung von Projekten und Bereichen
| Projekt | Bereich |
| Blog-Beitrag zum Thema Perfektionismus veröffentlichen | Schreiben |
| Für einen Marathon trainieren | Sport |
| Einen 2-wöchigen Road-Trip durch Südeuropa planen | Reisen |
| Sprachkurs besuchen | Weiterbildung |
PARA in der Praxis
Und jetzt kommt der Clou:
Du kannst unabhängig vom verwendeten System in jeder App und in jedem Tool genau diese Struktur anlegen! Die Einteilung ist selbsterklärend, d. h. wenn du über etwas stolperst, das du dir merken möchtest, sortierst du es einfach im Handumdrehen in die richtige Kategorie ein.
Falls du nur sehr wenig Zeit hast, kannst du es machen wie ich: Ich habe mir einen fünften Ordner namens „Schnelle Notizen“ eingerichtet. Dieser dient ausschließlich dazu, zügig Informationen zu erfassen. Dort speichere ich alles, was mir so unterkommt.
Wenn ich beispielsweise beim Kochen einen Podcast höre, tippe ich interessante Zitate oder Themen, zu denen ich weiter recherchieren möchte, einfach schnell ein. Am Ende der Woche leere ich den Ordner, indem ich die Infos den entsprechenden PARA-Kategorien zuordne. Super simpel!
Das beste Tool für PARA
Zuerst einmal brauchst du ein Tool zur Erfassung der Informationen. Manchmal kannst du Dinge sofort dort festhalten, wo du dich gerade befindest (z. B. mit der Speichern-Funktion für Posts auf Instagram oder mit der Notizfunktion in deinem E-Book-Reader).
Es gibt auch bestimmte Apps, die speziell zum Späterlesen konzipiert wurden wie Pocket oder Instapaper.
Ich persönlich verwende OneNote von Microsoft, und das obwohl ich eigentlich kein Fan von Produkten dieser Firma bin. Denn ich wollte während des Lesens von „Nutzen Sie Ihr zweites Gehirn“ direkt durchstarten und hatte keine große Lust, mich erst in ein System wie Evernote oder Notion einzuarbeiten. Und OneNote besitze ich aus beruflichen Gründen bereits, das Tool lässt sich zwischen iPhone, Laptop und Tablet synchronisieren und es ist nicht überaus komplex.
Ob OneNote das beste Tool ist, weiß ich nicht, aber es ist auf jeden Fall kostengünstig (wenn du eh schon die Microsoft Produktsuite verwendest) und anwenderfreundlich.
Nun wissen wir also schon einmal, wie wir Informationen organisieren. Aber was passiert dann damit?
Hier kommt die zweite Methode aus Tiago Fortes zum Tragen: Das CODE-System.
Mehr als nur Informationserfassung: mit CODE
Tiago Forte beschreibt in seinem Buch eine einfache Methode, um Informationen nicht nur festzuhalten, sondern auch zu nutzen.
Wenn es dir wie mir geht und du Unmengen an Content konsumierst, kennst du vielleicht das Gefühl: man ist überfordert vom Informationsüberfluss, ärgert sich, weil man sich nicht alles merken kann, ja man wird sogar frustriert, weil es bei anderen (den Content Creators) immer alles so einfach aussieht. „Warum kann ich das nicht auch?“
Betrachte den ganzen Informationsfluss einfach als Garten: Ständig kommen neues Saatgut, Pflanzen und Insekten hinzu, sogar manchmal Unkraut.
Damit du nicht nur ein wahlloses Stück Land hast, auf dem alles wächst und gedeiht, wie es will, brauchst du nun ein System (quasi die Beete und vielleicht eine Wiese), um deine Pflanzen (= Informationen) zu kultivieren und zum Wachsen zu bringen, damit du am Ende einen schön blühenden Wissensgarten hast, in dem du die Früchte deiner Arbeit ernten kannst.
CODE ist ein solches System.
Die einzelnen Buchstaben stehen für:
- Capture (erfassen)
- Organisieren
- Destillieren
- Express (ausdrücken)
➡️ C-O-D-E
CODE im Einsatz
Capture (erfassen) – Informationsaufnahme
Bei diesem Schritt geht es darum, Informationen und Ideen aus verschiedenen Quellen zu erfassen oder zu sammeln. Du kannst dir Notizen machen, Lesezeichen auf Websites setzen, Artikel speichern, Audio- oder Videoaufnahmen machen oder andere Methoden verwenden, um relevante Informationen zu sammeln, die dich interessieren. Ziel ist es, ein breites Spektrum an Informationen festzuhalten, die du für wertvoll oder interessant hältst.
Organisieren – Kategorisierung mit der PARA-Methode
Nachdem du die Informationen erfasst hast, musst du sie im nächsten Schritt effektiv organisieren. Dazu gehört, dass du deine erfassten Inhalte kategorisierst, eventuell mit Tags kennzeichnest und so strukturierst, dass du sie leicht wiederfinden und zuordnen kannst – Tiago Forte empfiehlt dafür seinen PARA-Ansatz.
Destillieren – das Wesentliche herausfiltern
Wie bei der Destillation von Alkohol werden in diesem Schritt die wertvollsten und relevantesten Erkenntnisse aus den erfassten Inhalten extrahiert. In diesem Schritt geht es darum, die erfassten Inhalte zu überprüfen, die wichtigsten Erkenntnisse herauszufiltern und die zentralen Ideen oder Informationen zu finden. Das können Zitate, Kernaussagen oder umsetzbare Erkenntnisse sein.
Express (ausdrücken) – jetzt heißt es aktiv werden
Im letzten Schritt präsentierst du deine Erkenntnisse und nutzt deine Aufzeichnungen, um eigene Ideen zu entwickeln, Zusammenhänge zu erkennen und kreativ zu werden.
Fazit
Ich bin einerseits überglücklich, dass ich auf dieses Buch gestoßen bin, aber ärgere mich auch etwas, dass ich es jetzt erst entdeckt und nicht viel früher angefangen habe, Informationen und Wissen in meinem zweiten Gehirn zu organisieren.
Es sind in den letzten Wochen (seit ich die Methode verwende) bereits so viele Informationen zusammengekommen…
Aber immerhin habe ich jetzt einen klaren Plan, wie mir nie wieder wichtige Informationen verlorengehen.
Das Buch ist bestimmt nicht besonders sexy oder spannend, was aber am Thema liegt. Archivierung und Notizenmachen sind halt trockene Angelegenheiten.
Dass das Buch nicht unbedingt ein Pageturner ist, sollte jedem klar sein.
Tiago Forte beschreibt nicht nur, wie man die Informationsflut bewältigt, sondern erklärt auch, wie man diese Informationen umsetzt. Denn was bringen die kreativsten und besten Gedanken, wenn sie irgendwo verstauben?
Der einzige Kritikpunkt von meiner Seite ist, dass ich das Buch zum Ende hin zu ausschweifend finde.
Nachdem ich über PARA und CODE Bescheid wusste, hat mich das letzte Drittel (ca. 50 Seiten mit der Kapitelüberschrift „Die Veränderung – etwas bewirken“) nicht mehr wirklich interessiert und ich habe den letzten Teil nur überflogen.
Nichtsdestotrotz empfehle ich das Buch (oder die Methode von Tiago Forte) weiter, wenn du:
- viel Content in unterschiedlichen Medien konsumierst
- bisher kein (funktionierendes) digitales Notizen-System verwendest
- vielleicht sogar selbst Content erstellst und viel recherchierst
- dir einfach nur ein eigenes „Zweites Gehirn“ aufbauen möchtest
Weiterführende Ressourcen:
- Website von Tiago Forte (sehr umfangreich von kostenlosen Ressourcen bis hin zu einem kompletten Kurs über den Aufbau eines zweiten Gehirns)
- Tiago Forte auf Twitter
- Digitaler Zettelkasten nach der Methode des deutschen Soziologen Niklas Luhmann
Und nun viel Spaß beim Lesen!
Bildquelle Header-Foto: IgorVetushko
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