Effektive Apps für konzentriertes Arbeiten: Be Focus Pro

In einem meiner letzten Blog-Beiträge habe ich die Pomodoro-Methode vorgestellt. Dabei handelt es sich um ein Zeitmanagement-System, das dir hilft, über einen längeren Zeitraum (in der Regel 25 Minuten) konzentriert und ohne Ablenkung zu arbeiten. Nach solch einer Fokus-Session machst du eine Pause, bevor du deine nächste Fokus-Session startest. Es gibt viele verschiedene Apps, dir dir helfen, die Pomodoro-Technik zu verwenden, aber heute möchte ich euch die App vorstellen, die bei mir hauptsächlich zum Einsatz kommt: Be Focused Pro.

Quick Facts

Kategorie:	Produktivität
Preis:	Be Focused als kostenlose Version, Be Focused Pro 4,99 EUR
Sprache:	Englisch
Betriebssystem:	Apple (iPhone, iPad & Mac)
Bewertung:	🐝 🐝 🐝 🐝
	(hier gibt es mehr Infos zum Bewertungssystem auf Busy Little Bumblebee)

Was ist Be Focused Pro?

Wir leben in einem Zeitalter, das von Bildschirmen und Instant Gratification (sofortige Belohnung) bestimmt ist. Da fällt es schwer, konzentriert zu arbeiten und bei der Sache zu bleiben. Wir verlieren den Fokus, können uns nur schlecht konzentrieren und schaffen so unser Pensum und unsere To-do-Liste nicht. Die Folge sind Frustration, Unzufriedenheit und jede Menge Stress. Außerdem ist konzentriertes Arbeiten einer der Grundpfeiler für Erfolg und ausgezeichnete Leistung. Mit der App Be Focused Pro kannst du deine Aufgaben in Intervalle aufteilen, die durch kurze Pausen unterbrochen werden. Diese Methode funktioniert erstaunlich gut und hilft dir dabei, konzentriert und fokussiert zu arbeiten. Du kannst neben den Intervallen auch Aufgaben erstellen und deinen Fortschritt mithilfe von Berichten nachverfolgen. Wenn du die App auf deinem Mac und dem iPhone oder iPad verwendest, werden die Geräte immer synchronisiert.

Kostet die Be Focused App etwas?

Die Standard-Version von Be Focused gibt es kostenlos im Apple App Store für das iPad, das iPhone und die Apple Watch. Wer mehr Funktionen möchte, lädt sich die kostenpflichtige Version Be Focused Pro auf sein iOS-Gerät herunter, die einmalig 4,99 EUR kostet. Für Mac OS brauchst du die professionelle Version, die kostenlose Version läuft auf dem Mac nicht.

Wie funktioniert Be Focused Pro?

Die Funktionsweise der Be Focused Pro App ist ganz einfach und auf dem Mac, dem iPhone und dem iPad ähnlich. Ich erkläre deshalb nur die Vorgehensweise auf dem Mac, damit du direkt loslegen kannst.

1. Lade dir die App im Apple App Store herunter und installiere sie auf deinem Mac.
2. Öffne die App über das Launchpad. Es sollte nun ein kleines Uhren-Symbol in der oberen Navigationsleiste angezeigt werden.
3. Wenn die App geöffnet ist, siehst du direkt den Timer mit der Standard-Einstellung „25 Minuten„.
4. (Optional) Trage unter Enter task name… deine aktuelle Aufgabe ein. Du musst hier aber nichts ausfüllen und kannst diese Angabe auch leer lassen. Die hier eingetragene Aufgabe ist letztendlich nur für die Berichterstellung interessant und es kann sein, dass du die Berichte gar nicht brauchst.
5. Starte den Timer durch einen Klick auf den Play-Button. Achte darauf, den Ton an deinem Mac laut zu stellen, damit du die Benachrichtigung hörst, wenn das Intervall vorbei ist. Die Uhr läuft und du hast nun 25 Minuten (d. h. eine Pomodoro-Einheit) Zeit zum Bearbeiten deiner Aufgabe. Wichtig: Für eine wirklich produktive Session solltest du dich durch nichts ablenken lassen, d. h. stelle dein Smartphone stumm und nimm dir vor, nicht aufs Handy zu schauen.
6. Nach 25 Minuten piept der Timer und nun wird es Zeit für deine 5-minütige Pause, die du ebenfalls durch einen Klick auf den Play-Button aktivierst. In dieser Zeit solltest du nicht am Schreibtisch sitzen bleiben, sondern dir einen Kaffee holen, frische Luft schnappen oder dir anderweitig kurz die Beine vertreten.
7. Wenn du eine Aufgabe abgeschlossen hast, klicke einfach auf das grüne Häkchen links neben dem Eingabefeld. Dadurch wird deine ursprünglich eingegebene Aufgabe als erledigt markiert. Du kannst nun die nächste Aufgabe auf deiner To-do-Liste eintragen und nahtlos weiterarbeiten (am Timer ändert sich nichts).
8. Arbeite eine Session nach der anderen ab. Das vierte Pausen-Intervall ist dann eine länger 20-minütige Pause.

Muss ein Pomodoro-Intervall immer 25 Minuten dauern?

Nein! Du kannst die Pomodoro-Methode – und damit auch die App – individuell an deine Arbeitsweise anpassen. Manchmal arbeite ich beispielsweise an größeren Projekten, bei denen ich in einen Flow komme, den ich ungern unterbrechen möchte. In diesem Fall stelle ich meine Pomodoro-Session auf 55 Minuten ein. Länger sollte es übrigens nicht sein, da du mindestens einmal pro Stunde aufstehen und eine Pause einlegen solltest.

Langes Sitzen ist schlecht für deinen Körper und macht müde. Du solltest deshalb mindestens einmal pro Stunde vom Schreibtisch aufstehen, um dich zu bewegen und zu strecken.

So kannst du das Intervall in Be Focused Pro anpassen:

1. Öffne die App und klicke unten rechts auf das Zahnrad-Symbol. Wähle dann die Option Settings (Einstellungen).
2. Klicke auf den Tab Intervals und wähle neben Work Interval Duration die gewünschte Dauer aus dem Dropdown-Menü aus.
3. Bei Bedarf kannst du in diesem Tab auch die Länge der kurzen Pause (Short Break Duration), die Dauer der langen Pause (Long Break Duration) und das Ziel pro Tag (Target per Day) für die Anzahl der Intervalle einstellen. Außerdem hast du die Möglichkeit, festzulegen, nach wie vielen Intervallen eine lange Pause eingelegt werden soll.
4. Du musst nicht auf Speichern oder einen ähnlichen Button klicken, deine Einstellungen werden automatisch übernommen.

Wie funktionieren die Berichte in Be Focused Pro?

Anhand der Berichte kannst du nachverfolgen, wie produktiv du in einem bestimmten Zeitraum warst. Das hilft dir dabei, Muster zu erkennen, und am Ball zu bleiben, wenn du dir bestimmte Ziele gesetzt hast. Die Berichte findest du nach einem Klick auf das Zahnrad-Symbol unter der Option Reports. In den Optionsfeldern Period und Start Date sowie End Date kannst du den gewünschten Zeitraum für deinen Bericht einstellen.

Nachdem du den Zeitraum ausgewählt hast, werden dir die folgenden Informationen im Überblick angezeigt:

• Work Intervals: die Anzahl der abgeschlossenen Arbeitsintervalle
• Skipped Work Intervals: die Anzahl der übersprungenen Arbeitsintervalle
• Completed Tasks: So viele Aufgaben hast du in dem ausgewählten Zeitraum abgeschlossen
• Total Duration: Insgesamt in Be Focused Pro getrackte Zeit
• Estimation Error: Die Abweichung zwischen der tatsächlichen und der geschätzten Anzahl der abgeschlossenen Intervalle im ausgewählten Zeitraum

Fazit

Die App Be Focused Pro ist eine solide App ohne viel Schnickschnack, die ihren Zweck erfüllt. Ich persönlich nutze ausschließlich die Tracking-Funktion für meine Pomodoro-Intervalle, da ich mir eine App auf dem Mac gewünscht habe und ich explizit nicht mein Smartphone für das Tracking verwenden wollte. Durch das Tracken der Zeit habe ich einen Rahmen für meine tägliche Arbeit. Ich ziehe meine Intervalle strikt durch, d. h. ich schließe alle nicht benötigten Programme (Slack, E-Mail-Postfach usw.), ich schließe die Bürotür und ich nutze entsprechende Musik für die Optimierung meiner Fokus-Arbeit.

Tipp: Die Firma, die die App entwickelt, hat regelmäßig Aktionen, bei denen Be Focused Pro und andere App des Unternehmens günstiger angeboten werden. Weitere Infos findet ihr auf der Facebook-Seite von Xwavesoft.

Und nun viel Spaß beim produktiven Arbeiten!