Als Freiberuflerin oder Freiberufler hast du mit vielen Herausforderungen zu kämpfen. Du musst neue Aufträge und Jobs finden, mit den unterschiedlichsten Menschen kommunizieren und dich im Handumdrehen auf neue Themen und Kunden einstellen. Außerdem bist du für die administrativen Aufgaben deines Business selbst verantwortlich: Rechnungen schreiben, Zahlungen eintreiben, dich um die Steuer kümmern usw. Eine der größten Hürden bei der Arbeit als Freiberufler oder Freiberuflerin ist es jedoch, zu lernen, wie man seine Zeit effektiv einteilt. Du hast bei der Arbeit als Freelancer keine feste Struktur und keine festen Arbeitszeiten, so wie es bei Angestellten der Fall ist. Diese freie Zeiteinteilung hat natürlich den Vorteil, dass du flexibel entscheiden kannst, wann und wo du arbeiten möchtest. Auf der anderen Seite kann es aber auch leicht passieren, dass du nie wirklich Feierabend hast und ständig erreichbar bist, ohne darauf zu achten, dir genügend Zeit für dich selbst zu nehmen.
Deshalb ist es so wichtig, eine gute Strategie für das Zeitmanagement zu haben. Es gibt zwar keine Universallösung, aber ich verrate dir trotzdem einige allgemeine Tipps, die dir helfen können, deine Zeit optimal zu nutzen.
Warum ist gute Zeitplanung so wichtig?
Mit einem detaillierten Plan disziplinierst du dich selbst. Du hast als Freiberufler naturgemäß alle Freiheiten, deinen Tag so zu gestalten, wie du es möchtest. Du möchtest früh erst einmal mit einem ausgiebigen Workout in den Tag starten? Kein Problem! Du arbeitest am liebsten um 5 Uhr morgens, wenn noch alles schläft? Worauf wartest du noch! Oder bist du eher der Typ für Nachtschichten, der nach dem Abendessen so richtig aufdreht? Dann ist das Leben als Freiberufler für dich perfekt! Das allerdings birgt auch die Gefahr, dass du dich in deinen Aufgaben verzettelst oder prokrastinierst. Mit einem konkreten Zeitplan, der einer bestimmten Strategie folgt, hast du einen Rahmen, der dir dabei hilft, durch deine Arbeitswoche zu navigieren. Gerade wenn es keinen Chef gibt, kann es schwierig sein, sich selbst zu motivieren. Eine effektive Zeitplanung ist die Lösung für dieses Dilemma.
Außerdem hast du als Freiberufler nicht nur mit einem, sondern mit zwei, fünf oder sogar zehn Kunden oder Auftraggebern parallel zu tun. Und es gibt nicht nur deine eigentliche abrechenbare Arbeit, sondern du musst gleichzeitig administrative Aufgaben erledigen und kontinuierlich Neukundenakquise betreiben. Da Verwaltungs- und Vertriebsaufgaben auf den ersten Blick nicht dringend zu sein scheinen, fallen sie oft unter den Tisch und werden nur stiefmütterlich behandelt. Die Folge: Du hast irgendwann einen Berg Steuerunterlagen vor dir oder sitzt ohne Aufträge auf dem Trockenen, weil du dich nicht regelmäßig um deine Steuer gekümmert oder die Neukundengewinnung hast schleifen lassen. Damit das nicht passiert, ist strategische Zeitplanung unabdingbar.
Tipp 1: Intelligente Planung – der perfekte Zeitpunkt
Eine der besten Methoden für erfolgreiches Arbeiten als Freiberuflerin oder Freiberufler ist es, deine Woche im Voraus zu planen. Ich empfehle, dass du dir einen festen Zeitpunkt in der Woche aussuchst, um deine gesamte kommende Woche vorzuplanen. Ich persönlich mache die Wochenplanung am Sonntagabend. Das hat zwei Vorteile: Erstens kann ich Sonntagabend ohne Ablenkung planen (d. h. keine störenden Anrufe, keine E-Mails und auch keine Slack-Nachrichten). Zweitens hilft mir die Planung am Sonntagabend dabei, ein grobes Gerüst zu erstellen, um die Aufgaben und Projekte, die Sonntag bereits feststehen, auf meine Woche aufzuteilen. Erfahrungsgemäß habe ich nämlich bereits Montagfrüh Spontananfragen im Postfach, die ich auch irgendwie unterbringen muss. Durch meine Vorplanung am Sonntag weiß ich sofort, an welchen Tagen ich ein Projekt einschieben kann, was mir dabei hilft, die Erwartungen bei den Kunden in Bezug auf Deadlines festzulegen.
Eine grobe Wochenplanung hilft dir darüber hinaus dabei, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren und zu vermeiden, dass du dich von unwichtigen Aufgaben ablenken lässt.
Tipp 2: Zeitblöcke – bündeln, was zusammengehört
Ein weiterer nützlicher Tipp ist es, ähnliche Aufgaben zu bündeln. Das nennt man auch Time Blocking. Beim Time Blocking teilst du deinen Tag in Blöcke mit einer großen Aufgabe auf. Oder du legst mehrere kleine Aufgaben zusammen, die sich ähneln. Wenn du beispielsweise einen Termin außerhalb deines Büros bei einem Kunden hast, bietet es sich an, auf dem Weg gleich andere Erledigungen einzuschieben, weil du ja sowieso unterwegs bist. Oder wenn du mehrere Telefonanrufe erledigen musst, solltest du sie alle auf einmal erledigen, anstatt sie über den ganzen Tag zu verteilen. So sparst du definitiv Zeit und Energie!
Links siehst du einen Tag ohne Zeitblöcke, rechts ist ein Tag mit der Timeblocking-Methode:
Ich habe in dem Beispielkalender die verschiedenen zusammenhängenden Aufgaben farblich markiert, damit auf den ersten Blick klar wird, wie sinnvoll und effektiv Time Blocking sein kann. Ein normaler Arbeitstag ohne Time Blocking, bei dem du reaktiv all das, was anfällt, erledigst, ist ein buntes Allerlei aus abwechselnden Aufgaben ohne richtige Struktur. Das Problem daran ist, dass du sehr viel Zeit verlierst, weil jede Aufgabe eigene Vorbereitung braucht (wie zum Beispiel die Termine außer Haus, dafür musst du Anfahrtszeit einplanen) und bei jeder Aufgabe andere Bereiche im Gehirn angesprochen werden. Wenn du ständig zwischen verschiedenen Aufgaben und Punkten auf deiner To-do-Liste hin und her wechselst, zehrt das unheimlich stark an deiner Energie. Es ist also sinnvoll, dass du deinen Tag so wie auf der rechten Seite strukturierst. Hier habe ich exemplarisch Telefonate, Social-Media-Aufgaben und externe Termine zu Blöcken zusammengefasst. Wenn du einmal am Telefonieren bist, kannst du auch gleich alle Telefonate erledigen. Und wenn du einmal unterwegs zu einem Termin im Büro deines Kunden bist, kannst du auf dem Rückweg auch gleich die Druckerpatrone kaufen und eine Mittagspause einlegen.
Extra-Tipp: Achte beim Time Blocking darauf, genügend Zeit einzuplanen. Der Mensch neigt dazu, sich zu überschätzen und meistens brauchst du für bestimmte Aufgaben länger als geplant. Außerdem solltest du Zeitblöcke für unvorhergesehene Aufgaben einplanen. Es wird immer Kunden geben, die noch eine Rückfrage haben, Kollegen, die dich kontaktieren, weil sie eine fachliche Frage haben, oder private Dinge, die deine Zeit beanspruchen. Solltest du dieses Zeitfenster am Ende nicht brauchen; umso besser. Nutze die gewonnene Zeit, um dir selbst etwas Gutes zu tun! Womit wir auch schon bei Tipp 3 wären.
Tipp 3: Pausen – Work hard, play hard
Du solltest unbedingt während deines Arbeitstages regelmäßig Pausen einlegen. Pausenloses Arbeiten kann früher oder später zu Burnout führen, deshalb ist es wichtig, dass du genügend Zeit einplanst, um dich auszuruhen und neue Energie zu tanken. Nimm dir jede Stunde ein paar Minuten Zeit, um von der Arbeit abzuschalten und deinen Kopf frei zu bekommen. Vielleicht machst du einen Spaziergang, hörst Musik oder setzt dich einfach ein paar Minuten auf deine Couch und atmest durch.
Es ist auch eine gute Idee, eine Pause zu machen, wenn du merkst, dass dich die Arbeit frustriert. Wenn du ein paar Minuten Abstand von deiner Arbeit nimmst, kannst du deinen Fokus neu ausrichten, wieder runterkommen und danach voller Tatendrang dort weitermachen, wo du aufgehört hast.
Wenn du dich überfordert oder gestresst fühlst, kann es Wunder bewirken, wenn du dir ein paar Minuten Zeit für dich nimmst. Eine Auszeit von der Arbeit hilft dir, auf andere Gedanken zu kommen und wieder mit neuer Energie durchzustarten.
Fazit
Wenn du diese Tipps befolgst, kannst du eine für dich passende Strategie für dein Zeitmanagement entwickeln. Und denk daran: Es ist nicht schlimm, ab und zu eine Pause einzulegen. Deine mentale und physische Gesundheit sollte immer deine oberste Priorität sein.
Wenn du die Kunst des Zeitmanagements beherrschst, bist du auf dem besten Weg zum beruflichen Erfolg als Freiberufler. Setze also diese Tipps in die Praxis um und profitiere von den Vorteilen eines effizienten Zeitmanagement-Systems.
Hast du noch andere Zeitmanagement-Tipps für Freelancer? Verrate sie uns unten in den Kommentaren!
Und nun viel Spaß beim Planen deiner Woche!
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