Als Freiberufler bist du bekanntlich dein eigener Chef. Du hast keinen Vorgesetzten und kannst dir nicht nur deine Arbeitszeit frei einteilen, sondern hast auch die Möglichkeit, von jedem Ort der Welt aus zu arbeiten. Wenn du nicht gerade auf Reisen bist und auch keinen Coworking-Space in deiner Nähe hast, musst du dir ein Homeoffice für die Arbeit von zu Hause aus einrichten.
Das Büro ist mein absoluter Lieblingsraum in unserer Wohnung, weil ich es mir ganz nach meinen eigenen Wünschen eingerichtet habe. Es ist nicht nur der Raum, in dem ich arbeite und Geld verdiene, sondern auch eine Inspirationsquelle, wenn kreative Dinge anstehen, weil ich große Fenster mit einem tollen Ausblick, Zitate an der Wand und ein Sofa habe. Es war mir persönlich sehr wichtig, ein schönes Büro zu haben, weil ich pro Woche 50 bis 60 Stunden dort verbringe, manchmal sogar mehr.
Wenn du bei der Einrichtung deines Homeoffice ein paar Tricks beachtest, ist sichergestellt, dass du dich optimal konzentrieren und das beste aus deiner Arbeitszeit herausholen kannst. Deshalb verrate ich dir in diesem Blog-Beitrag, welche Aspekte bei der Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes besonders wichtig sind. Los geht’s!
Der passende Ort
Als allererstes musst du dir überlegen, in welchem Raum du deinen Schreibtisch aufstellen wirst, um in Zukunft freiberuflich zu arbeiten. Am besten wäre es, wenn du einen abgetrennten Raum in deiner Wohnung bzw. deinem Haus zu einem Büro umfunktionieren kannst. Falls nur begrenzt Platz zur Verfügung steht, gibt es vielleicht eine Ecke im Schlafzimmer, in der Küche oder sogar im Flur für deinen Schreibtisch.
Ganz gleich, ob du ein eigenes Arbeitszimmer oder lediglich eine Arbeitsnische einrichtest, in beiden Fällen gibt es ein paar Dinge, die beachten solltest, wenn du deinen Schreibtisch aufstellst:
- Ruhe: Ist es ruhig genug zum Arbeiten? Gibt es eine Tür, die du schließen kannst, um dich ungestört auf Projekte zu konzentrieren oder Calls mit Kunden durchzuführen? Gerade wenn du nicht alleine wohnst und vielleicht sogar Kinder hast, brauchst du einen ruhigen Rückzugsraum für deine Arbeit.
- Tageslicht: Wenn möglich, solltest du ein Fenster in deinem Homeoffice-Bereich haben. Das hat mehrere Vorteile: Tageslicht macht wach, verbessert deine Laune und schont deine Augen. Außerdem hast du so die Möglichkeit, das Fenster zu öffnen! Frische Luft ist eine meiner ersten Amtshandlungen, wenn ich eine knappe Deadline habe und meine Konzentration nachzulassen droht.
Ergonomische Büromöbel
Wenn du Vollzeit von zu Hause aus arbeitest und effizient sein möchtest, ist es wichtig, den richtigen Schreibtisch und Stuhl zu haben. Deine Büromöbel sollten nicht nur schick aussehen und komfortabel sein, sondern dir auch die Möglichkeit geben, optimal zu arbeiten.
Idealerweise sind dein Schreibtisch und dein Stuhl höhenverstellbar, damit du bei der Arbeit – egal ob im Stehen oder im Sitzen – eine ergonomische Körperhaltung einnimmst, die Ermüdungserscheinungen und Verspannungen entgegenwirkt. Darüber hinaus solltest du darauf achten, dass dein Schreibtisch ausreichend groß ist und nicht nur Platz für deinen Laptop/Computer, sondern auch Unterlagen, einen Stiftehalter, einen Kalender usw. bietet.
Die richtige Technik
Als Freiberufler wirst du sehr viel Zeit an deinem Computer verbringen. Je nach Art der Arbeit brauchst du spezielle Software und dafür brauchst du wiederum einen leistungsfähigen Rechner. Ob du dich für einen Laptop oder einen Desktop-PC entscheidest, hängt von deinen eigenen Vorlieben und Lebensgewohnheiten ab. Wer viel unterwegs ist, wird sich wahrscheinlich eher für einen Laptop entscheiden. Wer hingegen Computerprogramme verwendet, die viel Arbeitsspeicher (RAM) oder eine sehr gute Grafikkarte brauchen, ist wahrscheinlich mit einem Desktop-PC besser beraten. Aus ergonomischen Gründen sollte man theoretisch immer am Desktop-PC arbeiten, aber ich persönlich bin 2018 auf ein MacBook Pro umgestiegen und komme sehr gut damit zurecht.
Apple oder Microsoft?
Bei der Wahl zwischen den beiden Betriebssystemen Mac (von Apple) oder Windows (von Microsoft) scheiden sich die Geister und im Endeffekt ist es eine Frage des persönlichen Geschmacks. Ich persönlich nutze lieber Apple, weil mir Schnelligkeit und ein optimales Nutzungserlebnis sehr wichtig sind. Ich kann jederzeit sofort mit der Arbeit loslegen, ohne warten zu müssen, dass der Laptop hochgefahren wird, und mein Computer gibt nicht den Geist auf, wenn ich mehrere Dutzend Tabs und Programme gleichzeitig verwende (was bei rechercheintensiven Projekten häufig vorkommt). Allerdings ist Windows in vielen großen Unternehmen und Behörden immer noch die bevorzugte Wahl, es kann also sein, dass du für deine freiberufliche Arbeit bei solchen Kunden Programme nutzen musst, die nur auf Windows laufen. Für gängige Programme wie Microsoft Word oder Excel gibt es mittlerweile auch Mac-Versionen, bei spezifischer Software ist das aber nicht immer der Fall. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass beide Unternehmen – Microsoft und Apple – gute Betriebssysteme anbieten.
Du solltest dir auch Gedanken über die Hardware machen, die du mit deinem Betriebssystem verwenden willst, denn Macs verfügen in der Regel über modernere Technik als herkömmliche PCs.
Nachdem du diese Aspekte geklärt hast, ist es an der Zeit, die Kosten der beiden Optionen unter die Lupe zu nehmen. Macs sind in der Regel teurer als PCs, haben aber oft eine längere Lebensdauer und eine bessere Performance. Wenn es dein Budget zulässt, kann sich ein Mac innerhalb kürzester Zeit amortisieren.
Zu guter Letzt ist auch die allgemeine Benutzerfreundlichkeit nicht zu vernachlässigen: Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass Macs aufgrund ihrer intuitiven Benutzeroberfläche und der vielen integrierten Funktionen in der Regel einfacher zu bedienen sind als Windows-Computer. Zeit ist ja bekanntlich Geld und mit einem schnellen und leistungsfähigen Computer kann ich ohne frustriertes Warten oder eingefrorene Programme und Anwendungen an meinen Projekten arbeiten.
Wenn du noch keine Erfahrung mit Apple-Produkten hast, ist es am Anfang gewöhnungsbedürftig, aber nach einer kurzen Einarbeitung und mit ein bisschen Geduld gewöhnt man sich schnell daran!
Der persönliche Touch
Da du sehr viel Zeit in deinem Homeoffice verbringen wirst, ist es wichtig, dass du dich dort wohlfühlst. Du solltest es also hübsch und für dich ansprechend einrichten. Wie wäre es zum Beispiel mit Zimmerpflanzen? Sie wirken sich nachweislich positiv auf die Produktivität aus und machen außerdem gute Laune. Du kannst dir auch motivierende Zitate von Menschen, die dich inspirieren, an die Wände hängen. Die Wände deines Büros müssen übrigens nicht unbedingt weiß bleiben. Design-Königin Martha Stewart hat 2020 zu Beginn der Corona-Pandemie Farbexperten zu den besten Farben für Büros und Heimarbeitsplätze befragt: Neben kühlem Grau, warmem Creme und pastelligen Rosa- und Grüntönen haben es auch Dunkelblau und Tannengrün in die Top-13-Liste geschafft. Eine weitere Idee ist Tafelfarbe oder Tafelfolie an einer Wandseite, die du mit Zitaten und Ideen beschriften kannst. Der Fantasie sind hier quasi keine Grenzen gesetzt. Du solltest allerdings darauf achten, dein Homeoffice nicht zu überladen. Organisation ist das A & O für einen produktiven Arbeitsplatz! Bücherregale, Schränke, Ablagen und Boxen helfen dabei, Ordnung zu halten.
Homeoffice in Deutschland: Rechtliche Aspekte
Was ist beim Homeoffice in Deutschland zu beachten?
Es gibt zwei Szenarien, je nachdem, wie groß deine Wohnung bzw. dein Haus ist: Du richtest dir einen separaten Raum als Arbeitszimmer ein oder aber du nutzt einen bestehenden Bereich deiner Wohnung für die Arbeit im Homeoffice (z. B. eine Ecke im Schlafzimmer oder den Küchentisch).
Diese Unterscheidung ist für deine Steuererklärung wichtig, weil du entweder dein Arbeitszimmer steuerlich absetzen oder die Homeoffice-Pauschale geltend machen kannst. Es ist nicht möglich, beide Steuervorteile zu nutzen.
Aber was gilt als Arbeitszimmer? Die deutsche Rechtsprechung ist in dieser Hinsicht recht eindeutig: „Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist, vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten dient und ausschließlich oder nahezu ausschließlich zu betrieblichen und/oder beruflichen Zwecken genutzt wird“. „Ausschließlich“ und „nahezu ausschließlich“ meint konkret, dass das Arbeitszimmer zu mindestens 90 % für berufliche Zwecke genutzt wird. Es ist also nicht möglich ein Schlafzimmer mit einem Schreibtisch in der Ecke als Arbeitszimmer abzusetzen. In diesem Fall würdest du die oben erwähne Homeoffice-Pauschale nutzen. Wenn du diese geltend machen möchtest, gibt es gute Neuigkeiten, denn die Gesetzgebung für die Arbeit im Homeoffice hat sich am 1. Januar 2023 in Deutschland zum Positiven geändert – und das nicht nur für Arbeitnehmer, die im Homeoffice arbeiten, sondern auch für Freiberufler mit eigenem Arbeitszimmer.
Die folgenden Änderungen wurden beschlossen:
- die Homeoffice-Pauschale wurde entfristet (d. h. sie gilt ab sofort unabhängig von der Corona-Pandemie)
- die Begrenzung der Homeoffice-Pauschale wurde von den bisherigen 600 Euro pro Jahr auf 1.260 Euro pro Jahr angehoben
Vier Beispiele für verschiedene Arten von Homeoffices
Beispiel 1: Ein moderner Heimarbeitsplatz mit kühler grauer Wandfarbe und einem Schrank für die organisierte Aufbewahrung von Akten und Dokumenten
Beispiel 2: Ein in pink gehaltenes Homeoffice mit viel Dekoration und einer individuellen Note; leider fehlt hier der ergonomische Schreibstischstuhl – andernfalls entspricht dieses Arbeitszimmer genau meinem persönlichen Stil
Beispiel 3: Ein aufgeräumter, cleaner Arbeitsplatz mit Tageslicht; perfekt für alle, die es minimalistisch und ohne viel Klimbim mögen
Beispiel 4: Eine Homeoffice-Ecke im Schlafzimmer mit einem kleinen Schreibtisch und viel Tageslicht
Zu guter Letzt – die richtige Schreibweise von „Homeoffice“
Heißt es eigentlich Homeoffice, Home-Office oder Home Office? Laut Duden sind die beiden ersten Schreibweisen richtig: entweder Homeoffice – zusammengeschrieben und ohne Bindestrich – oder Home-Office mit Bindestrich. „Home Office“, also die Variante mit Leerzeichen, ist falsch. In offizieller Kommunikation von der Regierung wird die Schreibweise „Homeoffice“ verwendet, deshalb bevorzuge ich diese Schreibweise.
Und nun viel Spaß beim Einrichten!
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