Erfolgreich als Freelancer: Kennzahlen messen und Stundensatz berechnen

An dieser Stelle kommen wir zu einem meiner persönlichen Lieblingsthemen: Daten und Analysen! Falls du jetzt die Hände über dem Kopf zusammenschlägst und mit Grausen an deine Schulzeit und komplizierte Formeln zurückdenkst: keine Sorge, es wird nicht allzu mathematisch.

Aber Zahlen lügen ja bekanntlich nicht! Aus diesem Grund solltest du dir unbedingt Zeit nehmen, verschiedene Daten und Informationen zu erfassen und ausgewählte Bereiche in deinem Business zu analysieren und auszuwerten. Als Freelancer ist dein Unternehmen schließlich dein Baby. Ohne handfeste Daten ist es schwer, objektive Einschätzungen zu treffen. Ein unvoreingenommener Blick auf die richtigen Zahlen zeigt dir deshalb, was erfolgreich ist und was vielleicht nicht ganz so gut funktioniert.

Wir werden uns übrigens auf Kennzahlen und Daten speziell für Freelancer konzentrieren, die von den üblichen Metriken und KPIs großer Unternehmen abweichen. Außerdem zeige ich dir, wie du deinen minimalen Stundensatz berechnest.

Legen wir los!

Welche Kennzahlen sind für Freelancer interessant?

• Zeit / Produktivität
• Stundensatz
• Einnahmen und Ausgaben
• Kunden und Projekte
• Ziele

Freelancing und Zeitmanagement

Als Freelancer ist es extrem wichtig, dass du die Kontrolle über deine Zeit behältst. Deshalb ist die für Projekte und administrative Arbeit aufgewendete Zeit die erste Kennzahl, die du unbedingt messen solltest. Das kannst du entweder manuell auf einem Blatt Papier oder elektronisch mit einem speziellen Timetracking-Tool wie Toggl machen.

Es ist nämlich sowohl für dich als auch für deine Kunden wichtig, dass du vorab ungefähr weißt, wie viel Zeit du für die Fertigstellung eines Projekts brauchst. Das hilft dir dabei, realistische Deadlines für deine Kunden festzulegen und deine Arbeitstage effizienter zu organisieren. Aus diesem Grund solltest du gerade am Anfang deiner Freelancing-Karriere immer die Zeit messen. Irgendwann hast du dann automatisch ein Gefühl dafür, welche Aufgaben wie lange dauern.

Das Messen der Zeit ist natürlich auch relevant, wenn du nach Stunden bezahlt wirst. Je nach Vereinbarung mit deinem Kunden ist es sinnvoll, einen elektronischen Tracker mitlaufen zu lassen, sodass du im Zweifelsfall immer akkurat nachvollziehen und erklären kannst, wie es zu einem bestimmten Aufwand an Stunden gekommen ist.

Wie berechne ich meinen Stundensatz als Freelancer?

Fragst du dich, wie man seinen Stundensatz berechnet?

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Berechnung deines Mindeststundensatzes (= wie viel du mindestens pro Stunde berechnen solltest, um deinen Lebensunterhalt als Freiberufler zu sichern):

1. Zuerst musst du dein gewünschtes Brutto-Jahreseinkommen ermitteln. Du solltest dabei deine festen erwarteten Ausgaben und unbedingt alle anfallenden Steuern einkalkulieren. Außerdem ist es wichtig, zusätzliches Budget für Dinge einzuplanen, die je nach Lebensstil variieren.
   • z. B. 60.000 EUR Jahreseinkommen (berücksichtige dabei Fixkosten wie Miete/Abzahlung deiner Immobilie, Versicherungen, Mitgliedsbeiträge für Vereine/Verbände, Telefon/Internet/Handy, Ratenzahlungen für Autos oder andere Kredite und variable Ausgaben wie Steuern, Tanken, Strom/Heizung/Wasser, Lebensmittel, Drogerieartikel, Transportkosten, Abonnements, Geschenke, Hobbys, Rücklagen für Notfälle, Sparbudget für größere Anschaffungen, Urlaub usw.)
2. Nun ermittelst du deine abrechenbaren Stunden, d. h. wie viele Stunden du realistisch pro Jahr an Projekten arbeiten wirst (oder anders formuliert: wie viele Stunden du deinen Kunden in Rechnung stellen kannst). Du solltest beachten, dass administrative Arbeit (Buchhaltung, Marketing usw.) keine abrechenbaren Stunden sind.
   • z. B. 52 Wochen pro Jahr minus 2 Wochen für eventuelle krankheitsbedingte Ausfälle sowie minus 4 Wochen für Urlaub (diese Zahlen variieren natürlich je nach Situation) = 46 Arbeitswochen
   • Bei einem standardmäßigen 8-Stunden-Tag mit einer 5-Tage-Woche und 2 Stunden für administrative Aufgaben kommt man auf 6 abrechenbare Stunden pro Tag = 30 abrechenbare Stunden pro Woche = 1.380 abrechenbare Stunden pro Jahr.
3. Nun teilst du dein gewünschtes Jahreseinkommen durch die Anzahl der abrechenbaren Stunden: 60.000/1.380 = 43,48 EUR. Da dies der Stundensatz für den Idealfall der vollen Auslastung ist, schlagen wir noch einen Puffer von ca. 30% für Zeiten ohne Aufträge mit drauf: 47,47 EUR + 30% = ca. 61 EUR.
   • Du müsstest also mindestens 61 EUR pro Stunde berechnen, um dein gewünschtes Brutto-Jahreseinkommen von 60.000 EUR zu erzielen.

Bitte beachte, dass es sich bei diesen Zahlen nur um Beispiele handelt und vor allem die Höhe des benötigten Jahreseinkommens für jede Person individuell ermittelt werden muss.

💡 Profi-Tipp: Informiere dich unbedingt über den durchschnittlichen Stundensatz in deiner Branche. In manchen Berufen liegst du mit der oben angegebenen Rechnung vielleicht im unteren Bereich, sodass du auf jeden Fall mehr berechnen kannst! Es handelt sich um einen Mindeststundensatz = nach oben sind natürlich keine Grenzen gesetzt.

Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben

Als Freelancer ist es auch unheimlich wichtig, dass du deine Ein- und Ausgaben im Blick behältst. Idealerweise erfasst du alle deine Geldeingänge und Geldausgänge in einer speziell für Freelancer entwickelten Buchhaltungssoftware – und zwar akkurat und regelmäßig, am besten zu festen Zeiten an einem bestimmten Tag pro Woche oder pro Monat (je nach Anzahl der Ein- und Ausgänge). Das ist allein schob für die Erstellung deiner Steuerklärung notwendig. Bewahre dafür sämtliche Belege und Rechnungen gut auf!

Außerdem behältst du so im Blick, welche Kunden ihre Rechnungen gegebenenfalls noch nicht bezahlt haben, um zeitnah die erforderlichen Schritte zu unternehmen.

Kunden und Projekte

Ist es wirklich notwendig, Kunden und Projekte separat zu erfassen? Schließlich gibt es E-Mails und Projektbriefings? Meiner Meinung nach lautet die Antwort auf diese Frage trotzdem „Ja!“ Am Anfang deiner freiberuflichen Tätigkeit ist natürlich jeder einzelne Kunde und jedes einzelne Projekt noch etwas ganz Besonderes, sodass du dir spezifische Wünsche oder Anforderungen noch gut merken kannst. Das ändert sich jedoch mit zunehmender Auftragslage, glaub mir! Irgendwann vergisst man eine E-Mail mit einem besonderen Hinweis eines Kunden, was zu Frustration auf Kundenseite und Mehrarbeit für dich führt. Das lässt sich mit einem System zum Tracking deiner Kunden vermeiden!

Es gibt für diese Art von Datenerfassung auch bestimmte Projektmanagement-Tools, deren Anschaffung sich jedoch am Anfang oft noch nicht lohnt. Diese Tools sind auf auf Agenturen ausgelegt und viel zu komplex. Ein kleines Heft, in dem du dir Notizen machen kannst, oder eine Excel-Tabelle mit Stichpunkten zu Kunden und Projekten ist in den meisten Fällen vollkommen ausreichend.

Ziele

Wir haben bereits im Blog-Artikel über die Erstellung eines Businessplans ausführlich darüber gesprochen, wie wichtig es ist, sich messbare und zeitlich ausgerichtete Ziele zu setzen, um erfolgreich zu sein. So schaffst du es, dich aufs Wesentliche zu konzentrieren (um den „Lärm“ um dich herum auszublenden) und motiviert zu bleiben.

*Quellennachweis Header-Bild: Dragana991